Акт сверки с расхождениями, образец

Акт сверки с разногласиями

Акта сверки с разногласиями всегда формируется в ответ на ранее сделанный акт сверки взаиморасчетов. Причина составления – одна из сторон не согласная с данными, предоставленными в первоначальном документе.

Акты сверки с разногласиями имеют хождение как между коммерческими структурами в период или после завершения договорных отношений, так и при взаимодействии предприятий с налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта сверки с разногласиями .docСкачать образец акта сверки с разногласиями .doc

Наиболее частые причины разногласий

Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.

При этом если в первоначальном акте сверки информация может быть достаточно общей, при выявлении в нем разногласий акт должен составляться уже в более детализированном виде.

Зачем нужен акт сверки с разногласиями

Акт сверки позволяет контролировать расчеты, произведенные между двумя организациями, избегать (умышленно или неумышленно допущенных) просрочек платежей и задолженностей.

Этот документ является крайне важным, поскольку он фиксирует все разногласия в плане финансовых взаимоотношений, которые существуют между двумя компаниями, а также способствует укреплению платежной дисциплины.

К содержанию и оформлению акта следует относиться очень внимательно, т.к. в некоторых случаях он обретает статус юридически значимого документа, например тогда, когда одна из сторон по каким-либо причинам надумает обратиться в суд.

Подписывать или не подписывать

У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.

Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.

Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.

Кто составляет акт сварки с разногласиями

Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.

Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:

  • дату составления акта;
  • период, который рассматривается;
  • дебет и кредит;
  • сальдо;
  • ссылки на договоры и иные документы, если они играют роль в этом конкретном случае.

Образец акта сверки с разногласиями

На сегодня нет единого унифицированного бланка акта сверки с разногласиями, так что работники предприятий могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Важно только, чтобы по своему составу документ отвечал определенным нормам составления подобного рода документации, а по содержанию – включал в себя ряд определенных сведений.

В начало документа вписываются:

  • его номер, дата составления;
  • ссылка на акт сверки, по которому фиксируются разногласия.

Затем в основную часть вносятся:

  • дата получения предыдущего акта сверки;
  • наименования организаций, между которыми составлялся документ;
  • при необходимости – номер и дата договора, по которому идет сверка.

Информацию о конкретных пунктах, с которыми одна из сторон выражает свое несогласие, удобнее оформить в виде таблицы. В неё вносятся номер пункта по акту сверки, предмет разногласия и своя версия. Затем подводится итог и документ подписывается.

Если к акту прикладываются какие-то дополнительные бумаги (копии договоров, протоколы, выписки и т.п.) их наличие нужно отразить в самом акте в виде отдельного пункта.

Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта

Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.

Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).

Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.

Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.

Правила хранения акта

Должным образом подписанный и заверенный акт необходимо держать в числе прочих бухгалтерских документов, в отдельной папке. Длительность хранения определяется законом или внутренними нормативными бумагами организации.

12 горячих вопросов о сверке взаиморасчетов

Первичка в акте сверки

На какие документы нужно ссылаться в акте сверки, чтобы потом его можно было использовать в суде?

Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.

Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о переходе права собственности (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.

Путаница часто возникает в момент отгрузки товара. Одна сторона указывает в акте документ, который свидетельствует об отгрузке товара, другая сторона обосновывает сумму обязательств товарной накладной. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.

Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.

То же касается займов. Сам по себе акт сверки их не подтверждает, что между контрагентами возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.

Как составлять акт сверки взаиморасчетов с поставщиком, если поставщик отправил товар, а мы его еще не получили?

Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути.

Но я повторюсь: акт сверки должен опираться на первичные документы. По общему правилу, пока покупатель не принял товар, он является собственностью поставщика. За сохранность товара отвечает именно поставщик. Соответственно, пока покупатель не принял товар, он не обязан и оплачивать его. Поэтому пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно.

Как вариант, покупатель может учесть эту поставку, составив акт разногласий и указав в нем, что обязательство по оплате товара еще не возникло, т.к. он пока не получен. Также поставщик и покупатель могут прописать в договоре, что право собственности переходит к покупателю в момент отгрузки товара. Тогда в акт сверки взаиморасчетов нужно включать документ, который подтверждает отгрузку.

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов 2019 с комментариями эксперта смотрите в статье «Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов» (шаблон можно скачать).

Акт сверки: кто составляет и подписывает

Кто может подписывать акт сверки взаиморасчетов?

По общему правилу акт сверки взаиморасчетов должен подписывать директор компании. Чтобы акт мог подписать главный бухгалтер, нужно оформить доверенность, которая бы давала ему право на подписание акта.

Можно подписывать акты и в электронном виде — электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Например, это можно сделать в сервисе Контур.Взаиморасчеты.

Доверенность на бухгалтера в этом случае прикладывать к акту сверки не обязательно: полномочия бухгалтера определяются в доверенности, с которой он приходит получать электронную подпись.

Кто кому должен предоставлять акт сверки взаиморасчетов — поставщик покупателю или наоборот? Всегда просим сверку от поставщиков, но нам часто отказывают. Как настоять?

Акт сверки взаиморасчетов не обязателен. Чтобы сверка стала обязательной, необходимо прописать это в договоре, учитывая все нюансы. Например, вы можете предусмотреть в договоре, что акт сверки может составить любая из сторон в любой момент по любому периоду. Или, наоборот, указать, что если за какой-то период акт сверки составлен и подписан, то стороны уже не могут возвращаться к тем операциям.

Если ни в договоре, ни в дополнительном соглашении к нему ничего не говорится об акте сверки взаиморасчётов, принудить контрагента составлять или подписывать этот документ не получится: это не обязательный документ.

Правильно я понимаю, что могу не подписывать акт сверки, если договор не обязывает меня это делать?

Да, все верно. Бывает, что одна из сторон закрепила в учетной политике, что нужно составлять акты сверки по всем договорам, и рассылает такие акты всем контрагентам. Если в договоре про сверку ничего не сказано, вы можете игнорировать эти акты. Сказать в суде, что отсутствие реакции с вашей стороны равнозначно признанию задолженности, контрагент не сможет.

В то же время если вы строите с контрагентами долгосрочные партнерские отношения, зафиксировать ваши финансовые обязательства друг перед другом будет полезно. Так что если вы видите в акте сверки недоплату или переплату, лучше не отмалчиваться, а разъяснить ситуацию или подписать акт с расхождениями.

Правомерно ли указать в договоре, что если контрагент в течение стольки-то дней не вернул подписанный акт сверки, то он считается подписанным? Считается ли подписанным в этом случае?

Если вы прописали это условие в договоре и ваш контрагент договор подписал, то по истечении указанного срока акт действительно считается подписанным.

Иностранная валюта

Что делать, если расчеты происходят в иностранной валюте? Могут ли в одном акте сверки фигурировать и российские рубли, и евро? Как правильно заполнить акт сверки взаиморасчётов в этом случае?

Акт сверки должен составляться в той валюте, в какой происходят расчеты между сторонами. Если у вас есть иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в евро, то и акт сверки нужно составлять в евро. Переоценка денежных обязательств в национальной валюте — это уже другая история.

Стороны могут договориться, что наряду с валютными обязательствами они оценивают эти обязательства и в своих национальных валютах. Но эта оценка будет иметь не обязательственный, а информационный характер. Суд, например, этот столбик не будет принимать во внимание.

Однако есть нюанс. Стороны могут предусмотреть в договоре, что если курс валюты существенно меняется, то одна из сторон обязана доплатить или снизить цену товара. В этом случае акт сверки взаиморасчётов придется составить исходя из курса валюты: допустим, сторона заплатила такую-то сумму в евро, курс ЦБ РФ на тот момент был таким-то.

Факторинг

Как сделать акт сверки взаиморасчётов по факторинговой сделке? Получается, что отгрузку мы делаем в адрес одного контрагента, а оплату получаем от другого. Как выглядит такой акт сверки?

Если у вас есть трехсторонний договор, то в нем можно предусмотреть, что сверка проходит между тремя сторонами. Но сложность такой сверки существенно выше, чем при двухсторонних расчетах: нужно учитывать как оплаты от фактора к поставщику, так и от покупателя к фактору.

Расхождения

Обязательно ли проводить сверку для инвентаризации задолженности?

Бухгалтерии, как правило, проводят инвентаризацию обязательств раз в год, чтобы составить бухгалтерскую отчетность. Бухотчетность достоверна, когда в ее основе лежат документы, которые подтверждают взаимные обязательства с каждым контрагентом.

Подтвердить взаимные обязательства можно путём сверки расчётов. Но если договором сверка не предусмотрена и контрагент отказывается подписывать акт, придётся проводить инвентаризацию на основании тех документов, которые есть в вашем распоряжении.

Есть ли смысл сверять расчеты после истечения срока исковой давности?

Смысл есть, и это одна из причин, для чего вообще нужен акт сверки взаиморасчётов. Если долг возник после 1 июня 2015 года и акт сверки подписан сторонами уже после того, как истек срок исковой давности, то после подписания акта сверки (то есть признания должником своей задолженности) исковая давность обнуляется и отсчитывается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

А это значит, что у вас есть ещё три года, чтобы взыскать этот долг — без возможности его списать.

Подробно мы писали об этом в статье «Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов».

Если расхождения тянутся уже много лет и перспектива урегулировать их или взыскать задолженность призрачна, можно «закрыть» спорный период, подписав акт с протоколом разногласий.

В этом случае, когда исковая давность истечёт, вы можете признать задолженность вашего контрагента безнадежной. Ваше сальдо приравнивается к сальдо контрагента, и последующая сверка проводится с одинаковым входящим сальдо сторон.

Может ли акт сверки подтвердить отсутствие задолженности?

Как ни странно, нет. Акт сверки, если обе стороны его подписали, может подтвердить задолженность. Но нельзя исключить, что в закрытом периоде обнаружится первичный документ, который в акт не был включён, но накладывает обязательства на одну из сторон. В этом случае первичный документ имеет приоритет перед актом сверки. Нужно составить новый акт сверки, включив в него спорный период.

Можно ли составлять акт сверки за тот же период повторно, если расхождения обнаружились после?

Все зависит от условий договора и от того, о чем вы условитесь с контрагентом.

Либо вы работаете с входящем сальдо, не равным нулю, либо возвращаетесь к моменту, когда это расхождение у вас возникло, и урегулируете этот вопрос.

При этом вам никто не запрещает составлять акт сверки за произвольный период. Например, если в III квартале вы обнаружите расхождения за I квартал, вы можете подписать акт сверки от начала года до текущей даты или до завершения III квартала. В нем вы отразите новые обстоятельства, и приоритет у него будет выше, чем у исходного.

Кстати, условие, что более поздний акт сверки приоритетнее раннего, тоже важно включить в договор, чтобы избежать разногласий.

Разобрались? Проверьте себя — пройдите тест.

Удобная сверка — в Контур.Взаиморасчётах.

Сравнивайте номера документов, даты и суммы, подписывайте акты сверки и протоколы разногласий КЭП.
3 недели бесплатно.

Отправить заявку

Образец заполнения акта сверки с разногласиями (расхождениями)

Создание акта сверки с разногласиями целесообразно при составлении акта сверки взаиморасчетов. Оформляется этот документ по той причине, что одна из сторон выразила свое несогласие с данными, указанными в первоначальном документе. Рассматриваемая бумага используется в процессе взаимодействия между коммерческими структурами, а также между предприятиями и государственными службами.

Причины разногласий могут быть различными. Чаще всего они заключаются в ошибках, допущенных бухгалтерами в процессе проведения расчетов. Также они могут быть связаны с расхождениями в сроках отражения, нерациональным указанием основных документов и т. д.

Если в изначальном документе могут предоставляться обобщенные данные, в ходе выявления разногласий составление документа требует указания деталей.

Назначение документа

Цель составления акта сверки с разногласиями заключается в обеспечении контроля расчетов, которые были произведены между двумя предприятиями. Также, благодаря грамотно составленному акту, можно избежать просрочек по платежам и накопления долгов. Документ играет важную роль, т. к. именно в нем фиксируются всевозможные разногласия по денежным взаимоотношениям. Использование документа ведет к совершенствованию платежной дисциплины.

Особого внимания заслуживает содержание и оформление документа, поскольку в ряде ситуаций он имеет серьезную юридическую значимость. Чаще всего это происходит в ситуациях, когда одна из сторон по каким-либо соображениям принимает решение обратиться в суд.

Документ может оформляться по окончании года, а также за меньшие отрезки времени. Основная задача способствует упрощению ежегодной инвентаризации и предотвращению возникновения долгов. Составлять акт ежемесячно тоже можно. Это нужно делать в следующих ситуациях:

  • высокая стоимость товаров, которые продаются;
  • большой выбор производимой и реализуемой продукции;
  • внушительные объемы продаж;
  • необходимость оформления отчетных документов для руководящего аппарата или статистических органов.

Кто составляет акт сверки с разногласиями

Обязательство по оформлению документа традиционно возлагается на представителя отдела бухгалтерии, в компетенции которого – контроль платежей и проведение налоговых расчетных операций. Он подписывает документ, а впоследствии бумага удостоверяется директором (только после того, как все разногласия будут устранены).

Бухгалтер, выступая в качестве материально-ответственного лица, в процессе заполнения документа должен осуществлять доскональную проверку всех строчек. Особенно важно проверить такие графы:

  • дата оформления документа;
  • рассматриваемый отрезок времени;
  • сальдо;
  • дебет/кредит;
  • ссылки на соглашения и прочие документы, имеющие значение в процессе решения этого вопроса.

Нормативная регламентация

Документ не имеет унифицированного шаблона, поэтому его разработка осуществляется предприятием в самостоятельном порядке. Такая возможность прописана в Письме Минфина России №07-05-04\02.

В нем содержатся пояснения касательно использования в деловом обороте. Документы включают информацию о реквизитах организаций, однако не являются первичными и не подлежат отражению в ФЗ №402. Но оформление их должно производиться так, чтобы в случае возникновения разбирательств в суде они могли быть доказательствами.

Правила составления акта сверки с разногласиями

В процессе оформления документа требуется принятие во внимания факта исполнения обязанностей по соглашению, а также верности сумм, отраженных в бухгалтерском учете. Для подготовки сверки потребуется первичная бухгалтерская документация:

  • договоры;
  • накладные;
  • счета-фактуры.

Целесообразнее всего включать в акт сверки разногласий следующие реквизиты:

  • отрезок времени, за который проводится сверка;
  • информация о контрагентах;
  • сведения о заключенном договоре, на основании которого стороны сотрудничают;
  • ФИО сотрудников, являющихся ответственными за этот процесс (с подписями);
  • расчеты по обеим сторонам.

В основе представлена таблица, содержащая все необходимые расчеты. В левой части отражены сведения о составителе. Справа указываются следующие реквизиты:

  • сведения о контрагенте;
  • номер операции;
  • название сделки;
  • дебет/кредит;
  • информация об оборотах;
  • сальдо по итогу.

Если никаких разногласий после этого не возникает, и суммы совпадают между собой, акт подписывается и передается стороне, которая инициировала его оформление. В случае возникновения спорных ситуаций важным является создание протокола разногласий. Если к документу прикладываются какие-либо дополнительные бумаги, этот факт отражается в его тексте, выносится отдельным пунктом.

Определение сальдо конечного

Конечное сальдо представляет собой значение, характеризующее разность, возникающую между дебетом и кредитом. Расчет его осуществляется за определенный отрезок времени. На практике выделяют три направления сальдо:

  • входящее;
  • за определенный период;
  • конечное (в нем содержится информация о разности между дебетом и кредитом по завершении какого-либо конкретного периода).

Последний параметр отражается как суммарное значение между остатком по счету на начало периода и величиной, действующей на протяжении всего отрезка времени. Универсальная формула выглядит следующим образом:

Конечное сальдо = Дебет – Кредит + (-) Сальдо начальное

Знак, который будет стоять во второй части равенства, определяется нахождением значения в таблице. Если в дебете — значение положительное, если в кредите – отрицательное.

Графы дебет и кредит

В часть кредита вносится информация, связанная с обеспечением платы за товары/услуги. Ситуации, в которых сальдо дебетовое (т. е. его сумма положительная), свидетельствуют о том, что часть работ не была оплачена.

Если речь идет о сальдо кредитовом, перед покупателем образуется долговое обязательство. Количество оказанных услуг меньше, чем сумма, которая была за них заплачена. В графе «дебет» в таблице отображается факт предоставления товаров или услуг. В графе «кредит», в свою очередь, содержатся данные по оплате.

Сопроводительная документация

В процессе отправки документа от одного контрагента другому нередко оформляется сопроводительное письмо. В нем должна содержаться просьба о подписании бумаги и ее возврате почтой.

Наряду с этим важную роль играет отображение способа, с помощью которого будут регулироваться разногласия. Обычно сопроводительное письмо имеет аналогичное содержание:

ООО «Фирма» направляет ООО «Другая фирма» акт сверки разногласий по состоянию на 20 декабря 2016 года с просьбой о подписании и отправке (по адресу электронной почты) отсканированной версии документа до 30 декабря 2016 года. Если возникнут разногласия, ООО «Фирма» просит составить соответствующий протокол.

Протокол разногласий

Документ содержит запись, похожую на предыдущую версию:

По данным ООО «Фирма» на 20 декабря 2016 года сумма долга в пользу ООО «Другая фирма» равна 56 000 руб.

Если контрагент выражает согласие с задолженностью, он подписывает документ и возвращает его обратно. Если присутствуют записи, отличные от тех, что поступили от ООО «Фирма», они отображаются под таблицей в том же виде.

Чтобы обратить внимание сторон на расхождения в данных, сторона, которая не согласна, может составить этот документ с указанием соответствующего пункта акта сверки, в отношении которого возникли сомнения.

Акт сверкиСкачать документОбразец протокола разногласийСкачать документ

Пример заполнения

Документ может быть заполнен письменным (от руки) или электронным (на компьютере) способом. Для его составления может быть использован фирменный бланк организации или обыкновенный лист формата А4. Важную роль играет подтверждение документа силами обеих сторон, при этом подписи должны быть представлены в оригинальном формате, т. е. использование факсимиле недопустимо.

Если в локальных нормативных актах предприятия содержится требование об использовании печатей, документ должен быть обязательно завизирован ими. Составление акта происходит в двух экземплярах. Если появится необходимость, всегда можно сделать копии и заверить их дополнительно. Данные об акте подлежат внесению в учетный журнал.

Перед работниками предприятий, которые впервые столкнулись с подобными расхождениями, нередко встает вопрос: есть ли необходимость в подписании документа, в отношении которого имеются неточности и претензии.

Практика свидетельствует о том, что целесообразнее всего бумаги, по которым возникли подобные проблемы, визировать. Дело в том, что персональная подпись – это свидетельство согласия, которое не подлежит оспариванию. Если в процессе оформления документации возникают какие-либо трудности, их нужно обсудить по телефону, чтобы была возможность прийти к согласованию.

Правила хранения

Акт, который составлен по всем правилам и подписан должным образом, должен храниться вместе с другими документами бухгалтерии. Для него следует предусмотреть отдельную папку.

Продолжительность хранения определяется на законодательном уровне, а в ряде ситуаций – на основании внутренних нормативных актов, разработанных на предприятии. Все зависит от специфики деятельности и правового статуса организации.